Apesar de ser uma metodologia simples, o 5S exige dedicação e empenho de toda a equipe para que a empresa obtenha total êxito com a implantação da ferramenta. O programa 5S é a metodologia ideal para empresas que estão sempre em busca de novas ferramentas para aumentar sua eficiência, levando em conta a saúde e a segurança dos colaboradores, além de também priorizar a redução de custos extras.
O que é o Programa 5S?
A Filosofia 5S tem origem japonesa e consiste em cinco etapas de organização (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke) que podem ser aplicadas no ambiente de trabalho, casa ou rotina pessoal. O programa é uma das ferramentas do pensamento Lean Manufacturing que tem como objetivo auxiliar na criação de uma cultura de disciplina.
Também conhecido como Sistema dos 5 Sensos, cada um de seus nomes derivam de expressões japonesas que tem como finalidade: organizar.
1. Seiri (Senso de Utilização)
Esse primeiro tópico trata do senso de utilização dos recursos, ou seja, todos os materiais ou recursos desnecessários para o fluxo produtivo devem ser descartados, fazendo com que permaneça somente o que for essencial. Dessa forma, evita-se acúmulo de itens que possam ocasionar gargalos no sistema de produção.
Para que essa identificação do que é necessário e do que é inútil seja realmente assertivo, é necessário que as atividades sejam bem conhecidas.
2. Seiton (Senso de Organização)
Em sequência, com todos os itens essenciais definidos, é hora de determinar um local para cada um eles.
A distribuição dos materiais deve ser feita com a intenção de otimizar a logística, para isso é importante definir um sistema de identificação visual facilitando o uso no dia a dia. A premissa do Seiton é “o que não está classificado, não está organizado”.
3. Seiso (Senso de Limpeza)
Um ambiente limpo é um ambiente agradável, por isso é importante que os responsáveis pelo projeto e também os colaboradores da empresa inspecionem o ambiente de trabalho para identificar e eliminar rotinas ou ações que façam sujeira ou desordem. Um ambiente limpo ajuda na preservação e longevidade dos equipamentos da empresa, além disso, também melhora as condições de saúde e segurança dos colaboradores.
É importante pontuar que todos os que utilizam aquele espaço são responsáveis por manter a limpeza e a organização em dia, fazendo com que todos trabalhem em um ambiente limpo e que os sensos de organização e limpeza se mantenham.
4. Seiketsu (Senso de Padronização)
Para que tudo o que foi estabelecido nos três primeiros itens se mantenham, é preciso que sejam definidos regras, padrões e procedimentos claros. Aqui, o principal objetivo é que todas as regras e padrões definidos se tornem hábitos. Nesse caso, a utilização de sistemas operacionais que ajudam na organização, padrão e fixação de cores, formas, localização, entre outros, é uma maneira de manter a padronização.
5. Shitsuke (Senso de Disciplina)
Pode também ser chamado de Senso de Autodisciplina, justamente porque nesse tópico a autogestão é primordial. Aqui, são implantados programas que ensinam os novos colaboradores e fazem uma reciclagem para os colaboradores antigos. No quinto S, o objetivo é monitorar, controlar e, principalmente, manter a disciplina imposta em todos os tópicos anteriores. Muita das vezes, o responsável por manter a vigilância e controle das regras é visto como fiscal do programa 5S, porém, a compreensão de toda a equipe é essencial para entender que essa pessoa é a intermediadora do método fazendo com que ela se torne bem sucedida.
Benefícios
Além de uma maior organização, outros benefícios podem facilmente ser percebidos com o 5S. Dentre eles, podemos citar: melhoria no local de trabalho, menos falhas dos colaboradores, mais segurança, maior facilidade para encontrar problemas, maior organização e padronização dos ambientes, etc.
Como implantar o 5S?
A implantação do programa 5S não é difícil, mas requer atenção e cuidado por parte de toda a equipe. A metodologia conta com sete etapas, na qual a última é de manutenção.
Antes de qualquer coisa, é necessário que a equipe esteja preparada para executar o projeto de aplicação do sistema. Por isso, a preparação da equipe é o primeiro passo a ser dado. Em uma reunião, é importante que todo o setor envolvido discuta pontos importantes, as prioridades e as insatisfações dos colaboradores.
Além disso, para que tudo ocorra da melhor forma possível, é importante que seja feita uma verificação dos ambientes, assim será possível saber sobre as necessidades estruturais e conversando com colaboradores, é possível saber quais são as suas reclamações e sugestões sobre o assunto.
Após todas essas avaliações iniciais, a equipe está pronta para implantar o sistema 5S. Vamos explicar todas as etapas da implantação do sistema.
1ª etapa (Equipe de Implantação): Equipe composta por colaboradores de diversos setores e cargos;
2ª etapa (Planejamento): Hora de planejar! Nesse momento, a equipe fica responsável por elaborar um plano a fim de orientar quais ferramentas serão utilizadas. Também é importante dividir as tarefas em etapas, para facilitar na hora da execução;
3ª etapa (Registros): É importante tirar fotos de todas as áreas que passarão pela implantação, assim torna-se possível focar nas áreas mais críticas e discutir as melhores soluções com a equipe;
4ª etapa (Reunião): Nessa etapa, a equipe responsável pelo projeto reúne todos os colaboradores da empresa ou do setor para repassar a todos, as mudanças que acontecerá na organização;
5ª etapa (Implantação): Com os colaboradores cientes do sistema, a equipe dividida por setores e com suas tarefas devidamente divididas, é hora de iniciar a implantação do método 5S;
6ª etapa (Assistência): Após implantação do sistema 5S, é essencial que a equipe acompanhe todos os setores que passaram pela mudança, assim será possível controlar o desenvolvimento e obter feedback da implantação do sistema. É indicado que essa assistência seja feita mensalmente;
7ª fase (Retornos): Depois da implantação, é importante ouvir as avaliações dos colaboradores, analisando possíveis falhas, dificuldades e buscando corrigir os erros.
