Indústrias de qualquer segmento devem estar muito atentas ao controle de estoque. Isso porque o inventário, além de ser um grande consumidor de caixa, pode muitas vezes ser um entrave no atendimento das necessidades do chão de fábrica, impactando diretamente a produção e a entrega ao cliente, aumentando os custos de produção, atrasando o faturamento e prejudicando completamente o fluxo de caixa da empresa.
Uma indústria normalmente só consegue faturar quando o cliente paga pelo produto, sendo todo o processo anterior considerado custo de produção. Normalmente, o principal custo de produção é aquele relacionado aos insumos e matérias primas, que quando estão em processo de fabricação, é também chamado estoque em processo ou estoque em fabricação. A soma dos estoques de matéria prima, insumos e dos produtos em fabricação são os principais fatores de imobilização de caixa em uma empresa, ou seja, dinheiro investido aguardando faturamento.
O controle de estoque na indústria
Também chamado de gestão de estoque, é a atividade que gerencia o fluxo de materiais necessários para a produção dos produtos a serem fabricados e a entrega destes ao cliente final.
Os materiais na indústria são divididos normalmente nas seguintes categorias:
- Consumíveis: Materiais que serão consumidos no processo de produção.
- Matéria prima: Materiais que também são consumidos no processo de produção, porém, ao contrário dos consumíveis, eles são incorporados ao produto final.
- Produto intermediário: Como o próprio nome diz, são materiais que irão formar o produto final mas ainda não estão concluídos – ou seja – estão no meio do processo produtivo.
- Produto final: É o material que representa o produto vendido pela indústria, pronto para enviar ao cliente.
Por que ter uma boa estratégia e controle dos estoques?
Ter a estratégia correta de gestão de estoque em cada um destes itens é fundamental para manter o controle dos custos e o fluxo produtivo. A indisponibilidade de matérias atrasa a produção e incorre em custos adicionais de produção.
A falta de gestão de estoque pode também levar a problemas no atendimentos dos clientes, prejudicando não só o faturamento como também a imagem da empresa no mercado.
Estratégias de gestão de estoque bem sucedidas partem da definição de modelos de atendimento da demanda, tais como MTO – Make to Order (Produção para Demanda) e MTS – Make to Stock (Produção para Estoque) e suas variações.
Vantagens de ter uma boa gestão de estoque na indústria
Gerir o estoque de forma correta e completa é fundamental para alavancar os lucros no setor industrial.
Enquanto o excesso de estoque “queima” desnecessariamente o seu caixa, a falta de materiais pode impactar o fluxo de produção, seus custos e gerar falta de produtos no mercado e/ou atrasos de entrega, impactando diretamente as receitas da empresa.
O principal processo a ser definido é a definição da estratégia de compras e do uso do inventário disponível. Devido as características do chão de fábrica, é possível manter estoques totais para produção de todos os itens a serem fabricados segundo uma demanda ou um pedido de cliente até, no outro extremo, trabalhar sem estoques com um modelo de Just in Time para entrega quando necessário. A sua estratégia de estoques deriva da forma como a indústria atende ao mercado e irá impactar diretamente na necessidade de caixa para fabricação.
Uma gestão bem sucedida e completa exige o controle total do inventário, com dados precisos dos itens, suas quantidades, localizações e disponibilidades (pronta para uso e em produção). Além é claro de informações sobre as características de cada item (ex: cor, tamanho, peso, validade, etc). Vale ressaltar que em vários setores é fundamental o controle de rastreabilidade, indicando as origens individuais ou em lote dos materiais consumidos, transformados e/ou fabricados.
Por fim temos o impacto no setor de compras e suprimentos. Quanto mais organizada for a gestão, melhor será a previsibilidade, a redução de compras em cima da hora (compras emergenciais) e a gestão logística, reduzindo o custo dos materiais e alavancando os resultados da produção.
Principais erros na gestão e no controle do estoque
A indústria possui uma séria de características que exigem muita atenção na hora de definir a estratégia e o modelo de gestão dos estoques. Citamos abaixo algumas:
1. Excesso de estoque de matérias primas para produzir
Um estoque sem uso tem um grande impacto nas finanças, pois trata-se de dinheiro parado sem uso, capital este que poderia ser usado para investimentos em outros setores. Quando falamos em produtos perecíveis, o problema fica ainda maior, resultando em perdas totais, se não utilizados a tempo.
Esta armadilha é muito comum quando não temos conhecimento dos tempos e movimentos da produção, ou seja, quando não se sabe o tempo para produzir um determinado produto, a capacidade da fábrica e/ou a disponibilidade dos recursos produtivos.
Normalmente compra-se para evitar a falta de material na produção, porém não se sabe ao certo a necessidade de produção, exagerando nos estoques.
2. Excesso de estoque em função de indisponibilidade de material
Um outro motivo comum de se ter estoques em excesso é quando há falta de material no mercado e/ou atrasos de entrega no fornecedor.
Em um primeiro momento, a falta de material causa uma ruptura na produção e para evitar o problema futuro, compra-se mais do que o necessário sem um devido planejamento.
Apesar de ser uma ferramenta importante para gestão da cadeia, esta compra se planejada de forma errada, pode causar um déficit nas finanças da empresa e prejudicar todo o resultado.
3. Utilizar o estoque como moeda de valorização
Muito comum em setores cujas matérias primas seguem cotações de mercado. Esse erro consiste em comprar estoque em excesso buscando uma valorização financeira futura.
Apesar de válido em algumas circunstâncias, deve-se tomar o cuidado em não misturar o ganho com os estoques com o desempenho do chão de fábrica. Uma vez que há sempre estoque disponível, quando não se realiza o planejamento adequado, os custos de produção acabam subindo.
É comum também confundir os ganhos financeiros no estoque com o desempenho do chão de fábrica, vendo as finanças empresa “como uma só coisa”. Sugere-se, neste caso, separar esta gestão de estoque daquela do fluxo produtivo, analisando cada uma das operações sob óticas diferentes.
4. Quebras de produção por falta de matéria prima
Em contrapartida aos tópicos citados anteriormente, a falta de matérias primas leva a parada de produção, pois não há como seguir com a fabricação.
Este ponto é grave uma vez que afeta ao mesmo tempo os custos de produção e o faturamento da empresa. E é também muito comum para quem não conhece seu fluxo de produção e as necessidades de materiais.
Não devemos gerenciar os estoques somente olhando para as quantidades disponíveis, mas precisamos conhecer os tempos dos processos de produção para cada produto e quando cada material será consumido, construindo um cenário futuro de necessidades de material para produção.
5. Quebras de atendimento por atraso ou falta de produtos finais
Esta questão afeta, além do faturamento, a satisfação dos clientes e a imagem da empresa.
Ter os produtos disponíveis de acordo com as necessidades e os prazos acordados com seus clientes é um dos pontos chaves para eles voltarem a comprar e falarem bem de sua empresa.
A falta ou atraso de produto para entrega quase sempre está relacionado a problemas de materiais nas fases de suprimentos e fabricação, falhas na estratégia e na gestão dos estoques.
6. Inventário físico não confere com as informações para tomada de decisão
Algumas empresas pecam nas suas decisões, pois acreditam que a quantidade que consta em seus controles é verdadeira.
Por mais que sua estratégia e seu processo de gestão estejam adequados, eles não irão funcionar com informações incorretas.
Ter um sistema de informação confiável e de fácil uso, contando o real do inventário, é fundamental para que todo o processo de gestão aconteça e que os resultados citados sejam entregues.
7. Problemas de sazonalidade
Em algumas indústrias, é comum que ocorram oscilações nas vendas durante o ano ou de fornecimentos. Para não acontecer excesso ou falta de produtos, é necessário que as empresas adaptem seus estoques à estas demandas e necessidades.
Estes dados devem ser levados em consideração na estratégia e na gestão dos estoques industriais.
8. Uso de ferramentas de controle impróprias
É necessário o uso da ferramenta tecnológica adequada para a melhores gestão de estoques.
É muito comum a utilização de informações contábeis para a tomada de decisão a respeito dos estoques, e quase sempre estas informações não batem com a realidade disponível, pois os tempos e movimentos são diferentes nos estoques reais e na contabilidade.
Muito comum também é a utilização de planilha de controle, que são atualizadas com uma frequência específica. Além de consumir trabalho e recursos humanos, planilhas não conseguem contar a história do que aconteceu ou associar o empenho dos itens físicos em tempo real.
Uma decisão incorreta pode custar muito mais caro do que se gastaria investindo em uma ferramenta adequada para a função.
A dinâmica do estoque exige sistemas específicos para o controle dos armazéns e do chão de fábrica, com informações da realidade física.
