O PDCA é uma ferramenta de gestão de qualidade, seu objetivo é trazer melhorias contínuas aos processos de uma empresa ou até mesmo de projetos. Pode ser considerado uma das ferramentas mais populares para auxiliar na execução e planejamento das empresas. PDCA é uma sigla em inglês que significa PLAN, DO, CHECK, ACT ou também PLAN, DO, CHECK, ADJUST que quer dizer Planejar, Fazer, Verificar, Agir ou Planejar, Fazer, Verificar e Ajustar.
O PDCA é uma metodologia que consiste nos quatro passos citados acima que, se feitos de forma interativa, resulta em diversos resultados benéficos para a empresa. Assim como no Kaizen, esse método tem como objetivo acelerar e aperfeiçoar os processos de uma empresa a partir da identificação dos problemas, de causas e de suas possíveis soluções.
Funcionamento
Como o próprio nome já cita, o ciclo PDCA consiste em ser um processo formado por atividades que precisam de continuidade, sem possuir um prazo determinado para acabar e que devem ser planejadas. Dessa maneira, o ciclo PDCA tem início com o planejamento (Plan), momento propício para que o colaborador concentre na parte estratégica do processo, com foco em levantar e analisar informações. Após isso, inicia-se a parte prática (Do), executando tudo aquilo que foi planejado na primeira etapa. Então, o que foi feito passa pela verificação (Check), que é o momento em que tudo aquilo que não funcionou conforme o esperado seja analisado e logo após passe por um ajuste (Act/Adjust) com o objetivo de corrigir os problemas e os erros encontrados.
Vamos analisar, detalhadamente, cada uma dessas quatro etapas:
1. Plan (Planejar)
Será no primeiro passo do ciclo PDCA que o cenário e/ou problema serão analisados de forma estratégica. A partir dessa análise, serão traçados os próximos passos, quais caminhos serão percorridos e quais métodos serão utilizados para que a empresa alcance os objetivos com êxito. Vale lembrar que todos os objetivos e problemas devem estar bem claros para que o planejamento seja, de fato, eficaz.
2. Do (Fazer)
Aqui, literalmente, é o momento de “colocar a mão na massa”, é o momento de fazer acontecer tudo aquilo que foi planejado na etapa anterior. Por esse motivo, é uma das etapas mais importantes e que devem ser acompanhada de perto. Nesse momento, é fundamental que o planejamento esteja bem claro e completo para que todos os envolvidos saibam exatamente o que fazer. Nessa etapa também é importante que todos os recursos que serão necessários para a execução estejam disponíveis para que isso não seja um empecilho na hora de agir.
3. Check (Verificar)
Nessa etapa, é verificado tudo aquilo que deu certo e o que deu errado, partindo do princípio de que, se as atividades planejadas foram executadas corretamente e se o resultado atingido foi o esperado, a etapa foi concluída com êxito. Aqui, também são avaliados quais foram os pontos positivos e negativos na execução do plano. Nessa avaliação pode até serem incluídas pessoas ou equipes externas ao grupo responsável pela resolução do problema. Sendo que, caso os resultados alcançados sejam considerados insatisfatórios, o ideal é que o processo volte à fase de Planejamento.
4. Act ou Adjust (Agir ou Corrigir)
Sabe-se que sempre antes de agir, é necessário pensar e refletir se a ação cogitada irá gerar boas consequências e nessa etapa do PDCA não é diferente. Essa fase requer atenção, pois a decisão de agir deve ser feita de acordo com o resultado obtido e considerado na etapa de verificação. Existem duas possibilidades: o êxito ou o fracasso dos resultados. O próximo passo é tomar a decisão de acordo com o resultado obtido. Caso seja de êxito, a melhor escolha é adotar esse método/processo na rotina ou até mesmo em outros processos da empresa. Em contrapartida, se o resultado não tenha saído como o planejado, o recomendado é analisar e identificar os pontos de falha e reiniciar o ciclo.
Foto: Banco de Imagem
Erros na implantação do ciclo PDCA
Embora seja uma ferramenta descomplicada, há alguns pontos que merecem a atenção da equipe envolvida no projeto.
Análise Inconsistente
Devido à pressa em solucionar todas as etapas do planejamento, é normal que algumas ideias não sejam pensadas de forma estratégica. Pensando nisso, para evitar erros, a ideia é que a equipe conte com ferramentas que auxiliem o projeto (5 Porquês, Diagrama de Ishikawa e 5W2H). Além disso, assim como na etapa “Check”, aqui também é benéfico que o planejamento seja realizado em grupo, incluindo pessoas que não tem contato direto com o processo abordado para que novas opiniões sejam abordadas e, possivelmente, consideradas.
Escassez de Qualificação
Quais são os pré-requisitos para a execução desse projeto? Essa deve ser uma pergunta feita antes de executar as ações idealizadas. É imprescindível ter a ciência de que as pessoas, que executarão as ações, têm conhecimento necessário ou experiência para realizar determinada atividade. Para evitar qualquer tipo de conflito, o ideal é que todos esses detalhes sejam checados com antecedência.
Verificação Inexata
Nessa parte da avaliação e verificação dos resultados é importante que todas as orientações estejam bem compreensíveis e reais. Acontece que, em alguns casos, os resultados podem disfarçados fazendo com que os responsáveis pelo projeto acreditem que o resultado é algo que, na verdade, não é. Normalmente, o motivo disso é o erro na aplicação do PDCA, isso porque, os resultados da etapa de verificação dão entrada para a etapa seguinte, no caso, o “Act” (Agir/Atuar).
Por que aplicar isso na minha empresa?
Quem não quer planejar todos os prcessos e ter toda visualização de possíveis falhas nos progressos da empresa, executar planos de ação e, de quebra, ainda poder solucionar quaisquer problemas que surjam no caminho? O PDCA é considerado uma das ferramentas menos complexas e eficazes de gerenciamento de qualidade e melhoria organizacional.
Peter Drucker, considerado o pai da administração afirma que “o que não se pode medir, não se pode gerenciar”. Partindo desse principio, você já tem um ótimo argumento para aplicar, imediatamente, uma ferramenta para auxiliar na qualidade e produtividade da sua empresa.
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