O que é?
O Gráfico de Gantt foi uma ferramenta criada no século XIX e é até hoje muito usada, até mesmo com a invenção dos computadores. O objetivo do, também chamado de Diagrama de Gantt, é aumentar a produtividade e, consequentemente, melhorar a eficiência da produção. A ferramenta foi uma ideia do engenheiro polonês Karol Adamiecki criada quando o próprio estava em um projeto chamado Harmonon, no ano de 1890. No entanto, o nome – Gráfico de Gantt – surgiu quando o engenheiro americano e consultor de gerenciamento de projetos, Henry Gantt, aproveitou o documento feito pelo engenheiro polonês para criar a sua própria versão que se tornou muito popular nos países ocidentais, tudo isso só aconteceu um século depois, no século XX. O Gráfico de Gantt, assim como todos os outros gráficos, é dividido em dois eixos, um na vertical e outro na horizontal. Sendo que, no da vertical, ficam alocadas as atividades pendentes e no eixo horizontal, temos a indicação do tempo de início e término de cada atividade. Assim, relacionando os dois eixos, temos informações da duração de cada projeto e de quais atividades devem ser prioridades.
Para que serve?
As atividades de um projeto no Gráfico de Gantt são oferecidas em forma de representação gráfica, o que torna a avaliação de custos mais acessível e permite uma visualização do consumo de recursos necessários para conclusão de cada tarefa. Além disso, demarcando o desempenho do projeto, a partir da medição da duração e a condição atual de conclusão de cada tarefa e através do diagrama, podem-se obter informações sobre o desempenho da empresa em termos de custo e prazo. A ferramenta tem diversas funcionalidades e um único objetivo: controlar a produção.
Dentre as funcionalidades estão:
- Discernir quais são as várias atividades que estão sendo executadas;
- Duração de cada atividade, com informações do início e término de cada uma, com isso, o trabalho se torna mais assertivo;
- Exibição de tarefas que dependem uma da outra para serem concluídas, ordenando cada uma delas;
- Duração de cada projeto, dando maior visibilidade à equipe.
Benefícios
Se na época em que foi criado, o Gráfico de Gantt já tinha vários benefícios, hoje com o avanço da tecnologia e com o gráfico sendo reproduzido em computadores, os benefícios aumentaram ainda mais. Por ser uma ferramenta esteticamente organizada, sua principal característica é facilitar a compreensão de quem usufrui da ferramenta.
- Separar tarefas
A ferramenta permite que você trabalhe com tarefas segmentadas, dividindo o trabalho em diversas artes menores, podendo facilitar a execução do mesmo.
- Correlação de atividades
Algumas tarefas necessitam serem concluídas para que outras se iniciem, tornando as atividades dependentes umas das outras. Sendo assim, a ferramenta tem como objetivo deixar essa dependência bem clara para que a equipe esteja ciente fazendo com que o projeto seja entregue dentro do prazo e que outras atividades dependentes possam ser adiantadas.
- Designar responsáveis pelas atividades
Designar responsáveis para cada atividade torna o trabalho mais prático e descomplicado. O gestor ou responsável pela equipe tem a facilidade de saber com quem falar de acordo com cada tarefa proposta, fazendo com que o projeto ande mais rápido.
- Definição de prazos de entrega
Quanto mais organizada a sua equipe for, maior será a possibilidade de entrega dos projetos dentro do prazo. Esse é um fator importante e indispensável em todo e qualquer projeto: respeitar e cumprir os prazos determinados. Para que a equipe obtenha sucesso na entrega dos projetos, alguns pontos devem ser colocados em questão, um deles é a priorização das atividades que são independentes ou até mesmo a execução delas enquanto outras tarefas estão sendo executadas, assim você otimiza tempo.
- Acompanhamento do projeto pela equipe
O acompanhamento em tempo real do projeto deve ser um fator que abrange toda a equipe, assim todos se tornam cientes do andamento do projeto fazendo com que cada um saiba exatamente o que pode fazer para contribuir para a conclusão do projeto.
Como fazer?
Para tornar essa ferramenta real e começar a usá-la não é difícil! Basicamente você irá listar as atividades pendentes que você irá executar e o prazo que você dará para executar cada uma delas. Sendo que, no eixo vertical, você deve listar as atividades a serem executadas, lembrando que é importante desmembrar as tarefas que não dependem de nenhuma outra, e agrupá-las em grupo para que o responsável trabalhe nelas enquanto executa as outras atividades, se for possível, assim o prazo de entrega final se tornará menor.
Já no eixo horizontal, você determina um prazo para cada atividade sendo que a complexidade de cada tarefa deve ser levada em consideração, tarefas mais complexa requerem mais tempo, tarefas menos complexa são concluídas com mais rapidez. Além disso, a quantidade de pessoas (recursos) dispostas a executar cada tarefa é importante para determinar quanto tempo uma tarefa levará para ser concluída.
Agora com o gráfico montado, escolha um lugar para fixar o seu gráfico. Com as novas tecnologias, o Gráfico de Gantt pode ser representado através de softwares, no Excel ou até mesmo em post-it para aqueles que não abrem mão do papel e caneta.
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