Devido a grande demanda existente nas empresas, é comum que as pessoas procurem por ferramentas que auxiliem na organização e produtividade. Está cada vez mais difícil conciliar diversas atividades durante o período comercial. Para auxiliar nisso, contamos com ferramentas como o 5W2H.
O que é 5W2H?
O 5W2H consiste em ser uma ferramenta de produtividade que se baseia em sete perguntas a fim de compreender um problema ou oportunidade de melhoria. Essa é uma ferramenta simples que pode ser útil no mundo corporativo ou até mesmo para organização da vida pessoal. Bastam responder essas sete perguntas para elaborar um plano de ação:
What?: O que?
Why?: Por que?
Who? Quem?
Where?: Onde?
When?: Quando?
How? Como?
How much? Quanto
Todas essas perguntas são respondidas com um único objetivo: obter o máximo de informações possíveis sobre a atividade que se pretende executar. Vamos explicar como funciona cada etapa dos sete questionamentos do 5W2H.
What? (O que)
É a primeira pergunta que fazemos, ela serve para identificar o plano de ação, além de também entender exatamente quais serão os próximos passos do plano de forma clara. Não deixe de nomear sua atividade para que ela não se misture com outras atividades posteriores, fazendo com que se misturem e gere confusão com outras tarefas similares.
Why? (Por que)
Essa etapa é reservada para que você descreva, de forma prática, o motivo do desenvolvimento dessa atividade. Essa etapa é primordial, pois é necessário entender que todas as ações demandam diversas coisas, entre elas: tempo, recursos, colaboradores, etc. Por esse motivo, deve-se ter uma justificativa para que a atividade seja desenvolvida.
Who? (Quem)
Nomear todas as pessoas envolvidas na execução e atribuir às responsabilidades a cada uma delas faz com que tudo fique mais bem organizado, além de reduzir a ociosidade.
Where? (Onde)
Onde a atividade será realizada? O local pode ser um espaço físico ou um departamento/setor da empresa. Nessa parte não é preciso economizar nos detalhes porque com informações completas, a hora da execução ficará ainda mais prática, fazendo com que o colaborador saiba exatamente aonde ir.
When? (Quando)
Quanto tempo levará a atividade? Em quanto tempo concluiremos? Aqui é preciso levar em consideração as datas de entrega e o cronograma feito para execução do projeto.
How? (Como)
Aqui leva-se em consideração todos os métodos ou estratégias que serão usados para a conclusão do projeto. Nessa parte, todas as etapas devem ser descritas resumidamente.
How much? (Quanto)
Embora seja o último passo, ele não é o menos importante, muito pelo contrário. Aqui trataremos de uma estimativa de custos do projeto. É possível que não se tenha detalhes de todos os custos do projeto nesse primeiro momento, portanto é possível iniciar com o orçamento que esteja disponível e, de acordo com que o projeto for tomando forma, ajustes poderão ser feitos.
Vantagens
A ferramenta oferece uma visualização rápida das necessidades, objetivos, tarefas pendentes, responsáveis por cada etapa e andamento de cada meta. O método 5W2H pode ser aplicado em pequenas ou grandes organizações, além de não necessitar de nenhuma equipe técnica especializada, tornando possível que qualquer colaborador faça o uso da ferramenta. Ao responder as sete perguntas, detalhadamente, tornam-se possível, aos gestores, organizar um ótimo planejamento sem que haja perda de tempo. Com todos os detalhes do projeto alinhados, a equipe se manterá motivada a concluir, com êxito, o objetivo traçado.
Leia também: Diagrama de Ishikawa e 5 Porques
Tecnologia aliada à produtividade
Diante desse cenário extremamente competitivo, as empresas buscam cada vez mais serem melhores. Para isso, diversas organizações de sucesso fazem o uso de softwares que acompanham, em tempo real, toda a produção tornando-a mais eficiente e produtiva. Para administrar o chão de fábrica da sua empresa, podemos contar com o Quadfloor.
