Geralmente o trabalho de planejar a produção e as necessidades de materiais começa no ERP e seguem direto para uma planilha Excel. É fácil de entender os motivos para que isso aconteça. O ERP é uma ferramenta robusta e própria para o gerenciamento de suas operações, no entanto, só as planilhas eletrônicas, como Excel, são fáceis, intuitivas e flexíveis para estruturar os dados coletados e gerar ali mesmo um conjunto de gráfico e informações customizados.
E a medida que o tempo vai passando, a empresa vai crescendo, a complexidade dos processos de planejamento vai aumentando e a ferramenta na planilha em Excel para planejamento vai sendo modificada, novas funções, novos dados, novas necessidades e velhos problemas, link de fórmulas quebradas, valores de células truncados e vida que segue.
Olhando assim, você tem, na melhor das hipóteses, só um “planilhão”, cheio de fórmulas e dados que fica difícil de abastecer e acompanhar. Um pior cenário, seria perder muito dinheiro por não ter a informação no momento que precisa. Comprar a mais, comprar a menos, estocar a mais, estocar a menos, produzir a mais, produzir a menos, e por aí vai.
E aquela ferramenta fácil, intuitiva e cheia de vantagens começa a gerar um monte de problemas de planejamento que transformam o seu cotidiano em um verdadeiro “Deus nos acuda”. Você “vive”, só, apagando incêndios, mergulhado em mar de problemas todos os dias. E aí você pensa, como colocar o nariz pra fora da água para respirar um pouco? Como consigo passar para a diretoria o porquê de não conseguirmos dar conta de tantos problemas e porque há tantos problemas frequentes?
Uma forma de facilitar a comunicação com a diretoria é contando as suas dores com o processo administrativo.
1º dor: O tempo gasto com a tabulação dos dados dá pra dar a volta ao mundo, mas a entrega é pra hoje no fim do dia.
Planejar com uma planilha requer a busca de dados por vários setores, várias fontes. E manipular esses dados de um lado para o outro é difícil, aumenta a probabilidade de erro e ainda leva muito tempo, horas e até mesmo dias.
Fazer isso tudo é um trabalho solitário, pouco reconhecido, muito criticado, não agrega valor, cansativo, repetitivo e ocupa o tempo de um colaborador de grande valor para a empresa.
2º dor: A planilha como ferramenta de planejamento é um recurso de um só.
Uma planilha não pode ser considerada uma forma integrada de trabalho, mesmo que ela esteja sendo compartilhada em uma rede com mais usuários. Os problemas operacionais com as planilhas são inúmeros, como a edição simultânea e a informação atualizada. Nunca sabemos se estamos com a última atualização ou se estão atualizando. É um “Deus nos acuda”.
3º dor: Parece lei de Murphi, mas é certo que haverá um erro quando você mais precisar que ela funcione adequadamente.
Manter a planilha abastecida com dados é um processo manual cheio de armadilhas, desde um copy / paste mal feito, quanto ao uso de ponto, vírgula, espaços e etc. Tudo potencializa os problemas com os dados.
E quanto mais pessoas editam a planilha, a possiblidade de algo dar errado aumenta exponencialmente. E mesmo que você use configurações de validação de dados para rastreio de erros, algo dará errado.
4º dor: Quando você deixa de dominar o Excel e ele passa a dominar a sua empresa.
A encantadora agilidade, facilidade de uso e emprego nos diversos problemas do cotidiano faz da planilha, a única ferramenta ou a mais usada. Isso gera um problema de dependência. Só dá pra fazer se passar por ela, só consegue gerar a informação se for por ela e, assim, toda a ineficiência da planilha passa a somar à ineficiência dos processos e aos problemas vividos. Então, aquela ferramenta que era usada para colaborar, somar, passa a “jogar contra”.
E aí começamos a entender que a planilha não é o problema e, também, não é a solução. Com isso abrimos espaço para pensarmos em uma evolução natural do processo de planejamento, mudar das planilhas para uma ferramenta mais adequada e vencermos o domínio que o Excel tem sobre o planejamento da empresa.
